La Oficina del Secretario del Condado de Lake anuncia asociación con GovOS para implementar un sistema innovador de gestión de registros.
Por PF Staff
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Waukegan, IL. – La Oficina del Secretario del Condado de Lake anunció un paso significativo hacia la modernización de las operaciones al asociarse con GovOS para implementar un sistema integrado de gestión de registros, un proyecto posible gracias a la financiación de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA, por sus siglas en inglés).
Esta iniciativa representa la fase tecnológica de la fusión entre la División de Registro (anteriormente la Oficina del Registrador de Escrituras) y el Departamento de Registros Vitales del Secretario del Condado en una única plataforma de gestión de registros, abordando la necesidad de un enfoque más cohesivo e integrado para la gestión de tierras y recursos vitales.
En 2022, como parte del plan de inversión ARPA del condado de Lake, la Junta del Condado aprobó $2.15 millones de dólares para implementar un sistema integrado en anticipación de la fusión entre la oficina del Registrador de Escrituras y el Secretario del Condado a partir del 1 de diciembre de 2022. Después de prestar juramento y reuniéndose con partes interesadas internas y externas, a principios de 2023, el secretario del condado, Anthony Vega, inició un proceso de solicitud de propuesta. Después de evaluar múltiples propuestas y revisar múltiples demostraciones, se seleccionó a GovOS como proveedor para implementar esta solución.
“Estamos encantados de embarcarnos en este importante proyecto con GovOS a medida que modernizamos nuestros sistemas de gestión de registros. Esta colaboración marca un hito en la racionalización de las operaciones, la mejora de la accesibilidad y el mejor servicio a los residentes del condado de Lake. Agradezco a la jefa adjunta Cynthia Pruim Haran y su liderazgo al liderar a nuestro personal en la adquisición de GovOS y encabezar esta implementación”, dijo el secretario del condado, Anthony Vega.
La fecha de entrada en funcionamiento prevista es finales de 2024. Una vez en funcionamiento, el público ya no tendrá que recurrir a un tercero para solicitar registros vitales en línea. Además, los registros históricos estarán disponibles para la búsqueda pública en una plataforma mucho más fácil de usar, lo que reducirá las barreras de acceso.
Este proyecto también digitalizará 1,3 millones de imágenes de registros vitales actualmente en formato de microfilm y al mismo tiempo mejorará aquellas imágenes que tienen mala calidad para garantizar que la Oficina del Secretario del Condado pueda brindar acceso a estos registros clave para las generaciones venideras.
LCCO to implement innovative system
The Lake County Clerk’s Office is excited to announce a significant step towards modernizing operations by partnering with GovOS to implement an integrated records management system – a project made possible by American Rescue Plan Act (ARPA) funding.
This initiative signifies the technological phase of the merger between the Recording Division (formerly the Recorder of Deeds Office) and the County Clerk’s Vital Records Department onto a single records management platform, addressing the need for a more cohesive and integrated approach to managing land and vital records.
In 2022, as part of Lake County’s ARPA investment plan, the County Board approved $2.15 million dollars to implement an integrated system in anticipation of the merger between the Recorder of Deeds office and the County Clerk effective December 1, 2022.
After being sworn-in, and meeting with internal and external stakeholders, in early 2023, County Clerk Anthony Vega initiated a request for proposal process. After evaluating multiple proposals, and reviewing multiple demos, GovOS was selected as the vendor to implement this solution.
“We are thrilled to embark on this significant project with GovOS as we modernize our records management systems. This collaboration marks a milestone in streamlining operations, improving accessibility, and better serving the residents of Lake County. I am grateful to Chief Deputy Cynthia Pruim Haran and her leadership in leading our staff in the procurement of GovOS and spearheading this implementation,” said County Clerk Anthony Vega.
The anticipated go-live date is the end of 2024. Once live, members of the public will no longer have to go through a third party to request vital records online. Additionally, historical records will be available for public search in a much more user friendly platform reducing barriers to access.
This project will also digitize 1.3 million images of vital records currently in microfilm form while enhancing those images that are in poor quality to ensure the County Clerk’s Office can provide access to these key records for generations to come.